Newsletter wysłany zgodnie z prawem

E-mail marketing to popularne wśród marketerów narzędzie do utrzymywania kontaktu i budowania relacji z klientami. Umiejętnie prowadzony pomaga w pozyskaniu nowych oraz utrzymaniu dotychczasowych klientów. Z narzędzia korzysta również coraz większa liczba sprzedawców internetowych. W niniejszym artykule przyjrzymy się prawnym aspektom wysyłania newslettera.

Zgoda użytkownika to podstawa

Zarówno newsletter, jak i wszelkiego rodzaju mailingi powinny być wysyłane wyłącznie do odbiorców, którzy uprzednio udzielili wyraźnej zgody na ich otrzymywanie. Najpopularniejszym sposobem pozyskiwania adresów e-mail jest umożliwienie osobom odwiedzającym stronę sklepu zapisanie się do newslettera, czy biuletynu lub wyrażenia zgody na otrzymywanie mailingu, poprzez dobrowolne podanie swojego adresu e-mail. Co bardzo ważne – zgoda na przetwarzanie adresu e-mail w celach marketingowych nie może być połączona i domniemana z oświadczenia woli o innej treści (np. akceptacji regulaminu), lecz musi być wyrazem świadomego działania klienta, która przejawia się np. poprzez zaznaczenie odpowiednio sformułowanego pola (check-box).

Nie jest dopuszczalne stosowanie mechanizmów typu check-box, które są już domyślnie zaznaczone lub których zaznaczenie warunkuje przejście do kolejnego etapu zamówienia lub rejestracji w sklepie internetowym. Wszelkie tego rodzaju „wymuszone zgody”, nie spełniają ustawowych wymogów, są prawnie nieskuteczne i nie mogą stanowić podstawy działań z użyciem danych osobowych klientów (adresów e-mail).

Double opt-in najlepszą formą uzyskania zgody

Skuteczną formą pozyskiwania zgody na wysyłanie mailingu, która jest w pełni zgodna z obowiązującymi regulacjami prawnymi, jest metoda double opt-in, polegająca na podwójnym wyrażeniu zgody.

Mechanizm double opt-in jest w praktyce dość prosty – sklep internetowy pozyskuje adresy email potencjalnych klientów umieszczając na stronie sklepu formularz za pomocą którego klient może wyrazić chęć otrzymywania newslettera lub mailingu. Następnie zintegrowany ze sklepem system, automatycznie rejestruje każdy adres mailowy wpisany do formularza i weryfikuje jego poprawność poprzez wysłanie do odbiorcy prośby o potwierdzenie rejestracji poprzez kliknięcie w wygenerowany w wiadomości link. Opisana metoda zapewnia, iż zgoda odbiorcy została uzyskana w prawidłowy sposób oraz zapobiega ewentualnym nadużyciom, które mogłyby wystąpić w przypadku stosowania metody single opt-in (bez wymogu potwierdzenia tożsamości przez odbiorcę). Ponadto aby zachęcić klienta do otrzymywania newslettera, warto zaproponować pewną wartość dodaną, np.: kod rabatowy na zakupy w sklepie albo darmową dostawę towaru.

Należy jednak pamiętać, iż raz udzielona zgoda nie jest dana na zawsze. Użytkownicy mają prawo ją w każdym czasie wycofać. Dlatego sprzedawca musi udostępnić użytkownikom możliwość łatwego sposobu rezygnacji z newslettera czy mailingu. Po odwołaniu zgody, przedsiębiorca ma obowiązek zaprzestania dalszego wysyłania mailingów oraz usunięcia danych użytkownika.

Sankcje prawne

Przepisy sankcjonujące wysyłanie niezamówionych mailingów, czy newsletterów (tzw. niezamówione informacje handlowe) zawarte zostały w różnych ustawach.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną przesyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym poczty internetowej, bez otrzymania uprzedniej zgody odbiorcy będącego osobą fizyczną jest zakazane. Wysyłanie niezamówionej informacji handlowej stanowi na gruncie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną wykroczenie i podlega karze grzywny, której górna granica wynosi 5.000 zł.

Ochrona przed niezamówionymi wiadomościami może być realizowana również na podstawie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a także na podstawie przepisów prawa telekomunikacyjnego. Art. 172 ust. 1 ustawy prawo telekomunikacyjne zakazuje używania m.in. poczty elektronicznej dla celów marketingu bezpośredniego:

„Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.”

Kto nie wypełnia obowiązków uzyskania zgody abonenta lub użytkownika końcowego, podlega karze grzywny. Jest ona nakładana w drodze decyzji administracyjnej przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE). Jej maksymalna wysokość może sięgać 3% przychodu ukaranego podmiotu, osiągniętego w poprzednim roku kalendarzowym.