Urlop w sklepie internetowym: jak informować klientów?

Nie wiesz już kiedy ostatnio byłeś na urlopie. Własny biznes to nie bułka z masłem (jak niektórzy myślą). Czujesz, że potrzebujesz odpoczynku...

Ale co będzie z moim sklepem? — ta myśl nie daje Ci spokoju.

Nie martw się. Możesz spokojnie zaplanować urlop. Skorzystaj z porad, które przygotowaliśmy dla Ciebie w tym artykule.

Dowiesz się z niego:

• jak możesz zaplanować działanie e-biznesu podczas urlopu,

• jaką informację umieścić na stronie (+przykłady),

• jakie rozwiązania na czas urlopu są akceptowalne.

Internet działa bez przerwy, przez 24 godziny na dobę. 

Użytkownicy kupują nie tylko w ciągu dnia, ale także w weekendy albo w środku nocy. Zamówienia są jednak zwykle przetwarzane tylko w standardowych godzinach pracy.

Ale co się dzieje, kiedy właściciel sklepu wyjeżdża na urlop i przez dłuższy czas nie może zajmować się realizacją zamówień?

Wyróżniliśmy trzy możliwe scenariusze:

1. Ktoś go zastępuje

Przedsiębiorcy prowadzący sklepy, którzy na co dzień wysyłają zamówienia i troszczą się o klientów, także potrzebują urlopu. W najlepszym przypadku sklep internetowy po prostu działa normalnie również wtedy, gdy właściciela nie ma przez kilka dni.

Ale tak może być tylko, gdy wspólnik lub zaufany pracownik może na pewien czas przejąć obowiązki związane z prowadzeniem sklepu, albo jeśli wszystko jest doskonale zautomatyzowane (pobieranie e-booków, automatyczna dostawa bezpośrednia itd.).

W przypadku sklepu prowadzonego przez jedną osobę, w którym każdy produkt musi być wysłany ręcznie, wszystko jest znacznie bardziej skomplikowane. Jest też inna możliwość...

2. Sklep internetowy zostaje czasowo zamknięty

Zamknięcie sklepu internetowego na czas nieobecności właściciela nie powinno sprowadzać się do wyłączenia serwera. Należy powiadomić wyszukiwarki i użytkowników za pomocą strony HTTP 503, że chodzi jedynie o czasową przerwę.

Jednak nie jest to najbardziej elegancka metoda i jeśli nie posiada się specjalistycznej wiedzy o zarządzaniu stronami internetowymi, lepiej skorzystać z porady eksperta. W przeciwnym razie istnieje ryzyko utraty stałych klientów, którzy w tym czasie zechcą odwiedzić sklep.

Ten, kto nie ustawi prawidłowo czasu przerwy w działalności swojego sklepu, musi się liczyć także ze znacznym spadkiem w rankingu wyszukiwarek. Google może nawet uznać sklep za zamknięty i usunąć go z wyników wyszukiwania.

Dlatego doradzamy wyjeżdżającym na urlop właścicielom sklepów, aby nie zamykali całkowicie sklepu ani nie odłączali go czasowo od internetu, ale wybrali rozwiązanie pośrednie.

Zamiast całkowicie zamykać sklep można wyświetlić odwiedzającym stronę komunikat (przez Overlay lub przekierowanie 302), informujący o tymczasowym ograniczeniu działalności.

Ale także ta opcja może spowodować, że klienci poczują się urażeni....

Eleganckim rozwiązaniem byłoby opatrzenie komunikatu o urlopie wezwaniem do działania, które może nawet pomóc zdobyć nowych klientów podczas nieobecności przedsiębiorcy.

Może to być np. prośba o pozostawienie adresu e-mail w zamian za rabat, zachęta do udziału w konkursie lub jakiś gratis.

3. Sklep internetowy pozostaje otwarty

Sklep nie musi być całkowicie zamknięty podczas nieobecności. Przeciwnie, może dalej działać normalnie, potrzebne jest tylko niewielkie przystosowanie.

Jeśli nie chcesz, by klienci coś zamawiali i płacili, możesz dezaktywować funkcję płatności albo przekierować klikającego w przycisk płatności klienta na inną stronę.

Po kliknięciu potencjalny klient zamiast do koszyka zakupów może trafić na stronę z informacją o zaistniałych okolicznościach.

Ale nie jest to jedyna opcja. Można także:

• Oferować dłuższe terminy dostawy

Pozostawić sklep otwarty i wydłużyć terminy dostawy – dla wielu właścicieli sklepów to bardziej kusząca opcja niż całkowite zamknięcie sklepu internetowego. Dzięki temu nawet w czasie nieobecności właściciela będą napływały nowe zamówienia, a poziom obrotów nie spadnie do zera.

Informacja o zmienionych terminach dostawy, umieszczona tylko na stronie startowej sklepu internetowego jest niewystarczająca, ponieważ nie zawsze zostanie zauważona przez klientów.

W poszukiwaniu konkretnego produktu wielu klientów trafia do sklepu bezpośrednio z wyszukiwarki lub przez strony produktów.

Aby wyraźnie poinformować klientów o swoim urlopie, dobrze jest umieścić widoczną informację na każdej stronie sklepu. Może ona wyglądać następująco:

• Wydłużenie terminów dostaw

Dodatkowo powinno się także odpowiednio wydłużyć terminy dostaw. Jeśli podawany jest  termin dostawy „3 - 5 dni”, to trzeba go dotrzymać. Jeśli jest to niemożliwe z powodu urlopu, to należy odpowiednio wydłużyć termin. Sama informacja o nieobecności nie jest wystarczająca.

Zamiast tego można na przykład powiadomić o wydłużonym terminie dostawy w następujący sposób:

lub

Generalnie nie ma obowiązku natychmiastowego dostarczenia towaru, ale trzeba wyraźnie wskazać termin dostawy i go dotrzymać.

Nawet gdy klienci zostaną poinformowani o wyjątkowo długich terminach dostaw, istnieje ryzyko, że zdenerwują się i wystawią negatywną opinię. Można tego uniknąć, jeśli...

w odpowiednim czasie powiadomi się klientów i odwiedzających.

Wszystko jedno, czy sklep zostanie na czas urlopu zamknięty czy nie. Aby nie zrazić swoich stałych klientów należy ich we właściwym czasie poinformować, że przez kilka dni sklep będzie funkcjonował inaczej niż do tej pory.

Można oczywiście napisać e-mail do swoich klientów tuż przed wejściem na pokład samolotu, ale znacznie lepiej poinformować ich z odpowiednim wyprzedzeniem.

Pierwszy e-mail może być wysłany już na miesiąc przed urlopem, drugi na tydzień, trzeci w dniu go poprzedzającym, a ostatni rano pierwszego dnia urlopu.

Taka informacja powinna pojawić się także w mediach społecznościowych i na stronie sklepu (na banerze lub w wyskakującym okienku).

Należy również poinformować, kiedy sklep zacznie ponownie działać w normalnym trybie.

💡 Porada: Zamiast bezosobowego komunikatu można napisać post na blogu, zawierający ważne informacje, a także np. powód przerwy i datę jej zakończenia.

Podsumowanie

Właściciel sklepu jak najbardziej zasługuje na urlop, ale warto pamiętać, że istnieją różne metody, aby zminimalizować wpływ jego nieobecności na funkcjonowanie biznesu.

👇 Zwiększ widoczność swojej firmy w Google i sprawdź, jak zarządzać profilem e-sklepu w naszym bezpłatnym poradniku: