Współpraca z agencją reklamową - jak to wygląda?

Agencje interaktywne oferują specjalistyczną wiedzę i kompetencje z zakresu marketingu, mediów oraz programowania.

Wiesz, że potrzebujesz tej wiedzy...

A skoro jej nie posiadasz, to jak masz zweryfikować, czy agencja marketingowa jest kompetentna i wykonuje dobrze swoją pracę?

W tym artykule przedstawiamy rzetelnie i obiektywnie, jak wybrać agencję marketingową, aby współpraca była owocna.

Wiele biznesów korzysta z usług agencji marketingowych. Mimo tego w opinii publicznej regularnie pojawiają się pytania o sens współpracy z agencjami:

• Czy taka kooperacja przynosi wymierne efekty?

• Jaki jest optymalny model współpracy?

• Jakie są wady i zalety takiego układu?

Po zapoznaniu się z tym artykułem, poznasz odpowiedzi na powyższe pytania.

Współpraca z agencją reklamową — od początku

Zacznij od zadania sobie pytania, jaki zakres obowiązków chcesz przekazać firmie zewnętrznej. Outsourcing niektórych czynności nie ma sensu.

Mówiąc wprost:

Nie wszystkie zadania można bezproblemowo wydzielić firmie zewnętrznej w formie jasno określonych działań.

Szczególnie wrażliwe są obszary związane z zarządzaniem społecznościami (tzw. community management), m.in. w mediach społecznościowych. Przyczyna jest prosta. Wymaga to głębokiej, merytorycznej wiedzy i znajomości procesów wewnętrznych w firmie.

Przykład z życia:

Współpraca z agencją marketingową dotyczy przekazania pełni obowiązków dotyczących prowadzenia profili w mediach społecznościowych.

Pracownik agencji interaktywnej staje przed koniecznością odpowiadania na komentarze dotyczące nieudanych reklamacji w Twojej firmie.

Nie ma w tym zakresie żadnej wiedzy (konieczność wglądu do systemu reklamacyjnego). Odpisuje zatem na komentarze z użyciem oklepanych formułek, co powoduje rozwścieczenie Twoich klientów. 

Źle zaplanowana współpraca z agencją marketingową może mieć opłakane skutki. Przemyśl zatem wszelkie procesy, jakie w ramach takiej współpracy będziesz musiał wdrożyć.

Zarządzanie społecznością nigdy nie należało do prostych zadań

Profesjonalną agencję interaktywną rozpoznasz po tym, że przewidzi większość tego typu problemów i zaproponuje stosowne rozwiązania.

Wynotuj sobie zatem zakres potencjalnej współpracy i umów się na konsultacje z wybranymi przez siebie agencjami. Wybierz kilka agencji i zobacz, co mają do powiedzenia w zakresie odciążenia Twoich procesów marketingowych. Zapytaj, jak chcieliby prowadzić i w jaki sposób chcieliby wdrożyć taką współpracę.

Zastanów się również, czy potrzebujesz kompleksowego wsparcia agencji interaktywnej. Musisz wiedzieć, że:

Nie zawsze Twoje potrzeby wymagają wsparcia zespołu specjalistów.

Być może Twoją potrzebę rozwiąże współpraca z agencją reklamową, która poprowadzi kampanie reklamowe Twojej firmy na Facebooku, Instagramie czy z użyciem Google Ads?

W takim przypadku profil na Facebooku czy Instagramie mógłbyś dalej prowadzić wewnętrznie, utrzymując tę część mediów społecznościowych w zakresie swoich procesów obsługi klienta.

Współpraca z agencją reklamową — co jest najważniejsze na początku?

Wysyłając pobieżną wiadomość do agencji marketingowej tracisz czas swój i swojego potencjalnego partnera.

Opisz swój problem szczegółowo zanim naciśniesz przycisk Wyślij.

Bez briefu współpraca z agencją reklamową może nawet nie dojść do skutku! Co lepsza agencja po prostu nie zainteresuje się Twoją wiadomością.

Pytania, na które powinieneś sobie odpowiedzieć:

• Czy zlecanie zadania zewnętrznej firmie ma sens?

• Kto jest odpowiednią osobą do kontaktu, do kogo mogę zwrócić się z pytaniem?

• Czy w ogóle możemy sobie na to pozwolić finansowo? Czy mój przełożony lub zespół popiera takie działania?

W swojej karierze w agencji reklamowej otrzymałem wiele zapytań o usługi, których wcale nie świadczymy. Najlepszy przykład: klient zwrócił się raz z zapytaniem o usługi prowadzenia księgowości dla jego firmy.

Tego nie oferujemy – takie zestawienie jest nawet umieszczone, z odpowiednim wyróżnieniem, na stronie internetowej agencji.

Oferujemy wiele usług związanych z designem i marketingiem, ale prawo podatkowe zdecydowanie nie należy do zakresu naszych kompetencji. Dlatego warto sprawdzić zawczasu, czy agencja świadczy określone usługi, których dana firma poszukuje.

Hendrik Unger
Specjalista marketingu internetowego

Oprócz starannie przygotowanego briefu również zakres oczekiwań jest bardzo ważny dla zachowania zdrowych relacji między agencją a klientem. Jaki jest cel współpracy? Jakie usługi agencja powinna świadczyć?

Jeśli klient wymaga natychmiastowej realizacji niezliczonej liczby pomysłów, raczej nie rokuje to pomyślnej współpracy na przyszłość.

Natomiast bardzo rozsądnym podejściem jest wstępny wybór agencji, z którymi następnie przeprowadzane są rozmowy zapoznawcze. Nie muszą się one wiązać z dużym nakładem czasu ani kosztami podróży.

Obecnie można skorzystać z dobrodziejstw techniki, komunikując się poprzez Skype lub Google Hangouts. W ten sposób można szybciej ustalić, czy między zainteresowanymi stronami „zaiskrzy” i czy dalsze sporządzane oferty w ogóle się opłaci.

Efektywna współpraca z agencją reklamową

W ramach współpracy zarówno klient, jak i agencja muszą przestrzegać kilku zasad skutecznej komunikacji.

Jak klient agencji może efektywnie zorganizować współpracę?

Gdy klient zainwestuje nieco czasu w dokładne wyszukanie odpowiedniej agencji, pozwoli to zaoszczędzić w najlepszym przypadku kilku niepotrzebnych rozmów telefonicznych i zapytań. Oprócz tego warto pamiętać, aby nie brać pod uwagę tylko jednej agencji i ślepo jej ufać.

Tu warto odpowiedzieć na następujące pytania: Kto zna lub poleca tę agencję? Kto już (z powodzeniem) z nią współpracował? Chwila zastanowienia podczas wyboru w tym przypadku jest naprawdę ważna. Najważniejszym filarem dobrej współpracy jest odbycie rozmowy zapoznawczej. Jeśli między stronami będzie „chemia” i wzajemne zrozumienie odnośnie do wymagań, można przejść do opracowania planu działań obejmującego określone środki.

Jak agencja może zapewnić świadczenie usług na najwyższym poziomie?

Komunikacja – podstawą jest dialog między stronami. Tutaj jest przestrzeń, która stwarza najlepsze warunki do owocnej kooperacji. Jeśli nastąpi rozminięcie potrzeb i życzeń, w ramach dialogu druga strona będzie wiedzieć, co należy zrobić i gdzie należy położyć większy nacisk.

W ten sposób strony nie zapędzą się w kozi róg nieporozumień, które utrudnią realizację zadań. To bardzo ważne, ponieważ z reguły wystarczy wykonać jedną rozmowę telefoniczną więcej, aby wyjaśnić budzące wątpliwości kwestie lub omówić dalsze działania. Oczywiście, nie oznacza to, że każdego dnia będą przeprowadzane godzinne telekonferencje między agencją a klientem. O wiele bardziej istotna jest kilkuminutowa, treściwa weryfikacja ustaleń – i to nie dopiero po upływie danego terminu!

Jak można zorganizować komunikację/uzgodnienia?

Wyznaczone terminy (tzw. kamienie milowe) dla przyjmowania ustaleń wyznaczają ramy dla solidnego planu działań. W uzupełnieniu należy przeprowadzać weryfikację rezultatów, która powinna odbywać się możliwie najkrótszą służbową ścieżką komunikacyjną.

Jeśli nagromadzą się wątpliwości lub zbyt wiele pytań, należy nawiązać kontakt z partnerem, zanim nastąpi próba znalezienia odpowiedzi we własnym zakresie (co może prowadzić do błędnych decyzji).

Warto rozważyć także kreatywną wymianę, mającą na celu opracowanie nowych pomysłów i koncepcji. Tutaj w zasadzie należałoby siąść wspólnie przy stole lub skorzystać z wybranego komunikatora (Skype). Trwające pół dnia lub cały dzień warsztaty z zastosowaniem technik kreatywnych – np. takich, które stosujemy w naszej agencji – są efektywną metodą tworzenia i rozwoju pomysłów lub kierunków działań.

Nie ma nic bardziej frustrującego dla agencji niż sytuacja, w której w pełni przemyślany projekt zostanie odrzucony przez firmę lub jeden z jej działów wewnętrznych z przyczyn, o których agencja nie mogła wiedzieć. Dlatego agencja i klient powinni wzajemnie informować się o kwestiach mających wpływ na współpracę i jej efekty.

Jak należy monitorować rezultaty współpracy?

Lionel Strachey rzekł niegdyś: „

Statystyka to jedno wielkie kłamstwo, które składa się z małych prawd.

Wiedzą to także agencje i niekiedy próbują wybielać swoje analizy. Wprawdzie takie raporty często wyglądają obiecująco, ale należy pamiętać, że w każdym przypadku satysfakcja ze współpracy jest kwestią indywidualną i nie musi dotyczyć każdego innego klienta.

Ewentualnie może chodzić o przekonanie do siebie przełożonego u klienta, ale nie jest to solidna podstawa do ciągłej optymalizacji i ulepszeń.

Dlatego z perspektywy klienta nie warto posiłkować się nieistotnymi slajdami przygotowanymi przez agencję. Zamiast tego:

Opracuj wskaźniki KPI i zażądaj od agencji skupienia się na nich.

W ten sposób można także uzyskać transparentność działań i nie odbiec od głównego celu. Ostatecznie obie strony powinny zyskać: agencja (w idealnym przypadku) będzie usatysfakcjonowana i wynagrodzona za dobrą pracę, a klient będzie szczęśliwy z uwagi na osiągnięte cele. W zamian za poniesione koszty klient chce uzyskać usługi na odczuwalnie dobrym poziomie przy możliwie nieskomplikowanej realizacji.