Dlaczego zarządzanie jakością jest ważne również w logistyce?

Wysoka liczba zwrotów i słabe wskaźniki powracających klientów mogą być efektem niewystarczającej wydajności logistycznej. Pomocne w tej sytuacji może być sprawne zarządzanie jakością. W niniejszym artykule pokażemy, jakie zasadnicze działania i strategie mogą okazać się skuteczne w procesie optymalizacji procesów kompletacji zamówienia.

blogTitle-optimising-logistics-ecommerce

Skuteczne zarządzanie jakością w logistyce

Podstawą sprawnej optymalizacji procesów logistycznych jest systematyczne gromadzenie danych na temat braków jakościowych. Zarówno w przypadku sklepów internetowych, jak i klasycznego handlu wysyłkowego poniższe braki występują dość często. Dlatego wskazana jest kontrola jakości w logistyce. Poniżej przedstawiamy listę typowych niedopatrzeń:

  • błąd podczas pakowania: do przesyłki zostaje dołączony nieprawidłowy artykuł albo brakuje w niej artykułów zamówionych przez klienta
  • niezgłoszenie występujących błędów w systemie komisjonowania: pracownik magazynu przygotowujący towar do wysyłki zauważa, że dany artykuł leży w niewłaściwym pojemniku, lecz nie powiadamia o tym błędzie
  • niewłaściwe postępowanie z towarami: podczas magazynowania, komisjonowania lub pakowania może dojść do uszkodzenia lub zabrudzenia towaru
  • błąd podczas magazynowania: klasyczna pomyłka – artykuł położono na niewłaściwym regale lub w niewłaściwej przegrodzie
  • nieodpowiednie opakowanie: zwiększone ryzyko uszkodzenia podczas transportu
  •  różnice inwentaryzacyjne

Zarządzanie jakością zaczyna się od pracowników

Niniejsza krótka lista najczęstszych błędów pokazuje, że źródło niedociągnięć jakościowych znajduje się w firmie. Dlatego też w pierwszej kolejności celem zarządzania jakością jest wyczulenie pracowników w magazynie i dziale wysyłek na te nieprawidłowości. Należy również upewnić się, że pracownicy wiedzą w jaki sposób postępować, aby wyeliminować ryzyko wystąpienia pomyłek.

Przykład: Znacznie zwiększa się liczba zwrotów spowodowanych niepełnymi lub nieprawidłowymi wysyłkami. Aby można było określić związek przyczynowy pomiędzy zwrotami a komisjonowaniem, trzeba wprowadzić dane na temat zwrotów do obiegu informacyjnego sklepu internetowego.

Zmniejszenie liczby błędów podczas kompletacji zamówienia można na przykład uzyskać poprzez dodanie do listy kompletacyjnej elementu kontrolnego odnoszącego się do zamówienia. Każdy pracownik zajmujący się komisjonowaniem musi wówczas potwierdzić, że skompletował zamówienie zgodnie z wytycznymi. Jeżeli korzysta się z elektronicznych list kompletacyjnych, to potwierdzanie kontrolne może odbywać się za pomocą ręcznego skanera. Jeżeli natomiast używa się dokumentów papierowych, to pracownik składa na nich swój podpis.

Co najmniej tak samo ważne jak optymalizacja procesów organizacyjnych jest kierowanie personelem. W swojej książce pt. „Zarządzanie handlem wysyłkowym”, dr Jan Thieme, ekspert w dziedzinie handlu wysyłkowego, kładzie szczególny nacisk na następującą kwestię:

„Oprócz możliwych działań służących ewidencji jakości i jej kontroli, które stanowią warunek zarządzania jakością, zastosowanie znajdują tu także instrumenty związane z kierowaniem pracownikami i ich motywowaniem”.

Aby pracownicy zaangażowali się w poprawę jakości, zaleca on między innymi:

  • podniesienie świadomości jakości poprzez obecność tego tematu w kontekście kierowania pracownikami
  • pozytywna zachęta poprzez pochwały i wyrażanie uznania
  • włączenie pracowników w proces poprawy jakości, ponieważ niekiedy znają oni lepiej szczegóły procesów operacyjnych i potrafią je lepiej ocenić
1 komentarz