Kompletny przewodnik po WhatsApp Business

WhatsApp Business to aplikacja wykorzystująca wiadomości błyskawiczne do poprawy jakości usług małych i średnich firm. Dzięki tej wersji komunikatora przedsiębiorstwa mogą efektywniej komunikować się ze swoimi klientami. Ale jak działa WhatsApp Business i czy jest potrzebny Twojemu biznesowi? W artykule pokazujemy, jak pobrać, zainstalować i skonfigurować konto firmowe na WhatsAppie.

Wszyscy znamy WhatsAppa, aplikację do przesyłania wiadomości, która pozwala pozostać w kontakcie z przyjaciółmi i rodziną. Od 2018 roku komunikator może być również używany do utrzymywania kontaktu z klientami, a do tej pory WhatsApp Business ma ponad 50 milionów użytkowników na całym świecie.

Firma należąca do Facebooka wydała specjalną wersję zaprojektowaną specjalnie dla małych i średnich firm o nazwie WhatsApp Business. Dzięki tej aplikacji klienci mogą zobaczyć Twój asortyment, szybko się z Tobą skontaktować i kupić Twoje produkty.

W grudniu 2020 r. WhatsApp uruchomił również funkcję koszyka, która umożliwia klientom składanie zamówień bezpośrednio na czacie. Wiadomość została ogłoszona za pośrednictwem oficjalnego bloga.

Dzięki tej ostatniej funkcji WhatsApp przekształca się z prostego komunikatora w prawdziwy kanał sprzedaży online.

Co to jest WhatsApp Business?

WhatsApp Business to darmowa aplikacja na Androida i iPhone'a mająca na celu ułatwienie interakcji z klientami.

Aplikacja udostępnia narzędzia, które pozwalają zautomatyzować, uporządkować i szybko odpowiadać na wiadomości. Sprzedawcy mogą używać WhatsApp Business do robienia tego, co zwykle (czy to wysyłania SMS-ów, czy wysyłania zdjęć), ponieważ aplikacja została zaprojektowana tak, aby działać podobnie jak tradycyjna aplikacja i oferować takie same doświadczenia użytkownika. Aplikacja jest bezpłatna. 

Do czego służy WhatsApp Business?

Aż 61% kupujących woli pisać do firmy niż dzwonić, a 59% woli prowadzić konwersację za pośrednictwem e-maila.

Klienci lubią rozmawiać ze swoimi ulubionymi firmami na WhatsAppie. Ponieważ jednak wymiana kilku wiadomości i zdjęć w celu uzyskania informacji o produkcie może być bardzo żmudna, opracowano nową funkcję katalogu.

Dzięki WhatsApp Business możesz łatwiej udostępniać klientom informacje o swoich produktach i usługach.

Katalogi działają jako mobilne gabloty, gdzie firmy mogą prezentować swoje produkty. Zainteresowani klienci mogą je po prostu przeglądać i w łatwy sposób dowiedzieć się, co można kupić.

W przeszłości firmy musiały ciągle przesyłać zdjęcia produktów i te same informacje każdemu użytkownikowi z osobna. Klienci mogą teraz przeglądać pełny katalog bezpośrednio na WhatsAppie. To dla handlowców mniej pracy, a jednocześnie bardziej profesjonalny wygląd.

Aplikacja WhatsApp Business może być wykorzystywana przez sprzedawców jako kanał komunikacji z klientami oprócz lub zamiast sklepu internetowego. Mają oni możliwość angażowania swoich klientów na czacie bez konieczności kierowania ich na stronę.

Nowość: funkcja koszyka

Nowa aktualizacja WhatsApp Business pozwala użytkownikom składać zamówienia bezpośrednio na czacie.

Fukcja ta jest bardzo przydatna zwłaszcza dla firm, których katalog zawiera więcej niż jeden produkt. Użytkownicy mogą przeglądać asortyment w katalogu i dodawać go do koszyka za pomocą jednego kliknięcia.

Użytkownicy mają do dyspozycji przegląd swojego zamówienia i całkowitej kwoty do zapłaty, mogą zwiększyć liczbę produktów już w koszyku, a na koniec wysłać zamówienie wiadomością do firmy.

W poniższym filmie zobaczysz, jak łatwo Twoi klienci mogą dokonywać zakupów za pomocą funkcji koszyka.

Funkcja jest aktywna na całym świecie od grudnia 2020 roku.

Zalety i wady WhatsApp Business dla Twojego sklepu

Zanim zaczniesz korzystać z tej aplikacji ważne jest, aby poznać jej zalety i wady.

Zalety:

• możliwość stworzenia bliskiej relacji z klientami, a tym samym zwiększenie ich lojalności,

• możliwość ustawienia szybkich odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania,

• szybka komunikacja z klientami,

• możliwość zaprezentowania swojej firmy i produktów,

• aplikacja jest bezpłatna,

• prostota użytkowania,

• możliwość zapewnienia pomocy przed lub po sprzedaży,

• brak konieczności posiadania sklepu internetowego.

📚Przeczytaj też: Marketing relacji, czyli jak zatrzymać klienta przy sobie

Wady:

• oczekiwanie szybkiej reakcji przez klientów. Nie możesz sobie pozwolić na zignorowanie wiadomości lub pozostawienie jej na długi czas bez odpowiedzi,

• brak możliwości dostosowania wstępnie ustawionych wiadomości z nazwami odbiorców,

• brak możliwości wcześniejszego zaplanowania wysyłanych wiadomości,

• konto jest osobiste, co oznacza brak możliwości zarządzania przez wielu współpracowników jednocześnie,

• brak możliwości wysyłania wiadomości promocyjnych (grozi to zablokowaniem konta),

• ryzyko utraty tonu Twojej marki (ze względu na nieformalny kontekst, jakim jest czat). Zachowaj spójność ze swoim tradycyjnym sposobem komunikowania się z klientami.

Opinie osób, które pobrały aplikację i z niej korzystają są pozytywne, ze średnią 4,3 na 5 gwiazdek dla systemu Android i 4,8 na 5 gwiazdek dla systemu iOS.

Popraw swoją średnią ocen w Google, Trusted Shops i Trustpilot za pomocą jednego narzędzia:

Jak działa WhatsApp Business?

WhastApp Business oferuje kilka funkcji mających na celu ułatwienie pracy firmom. Oto one:

1. Załóż konto, aby przedstawić swoją firmę

Tutaj możesz wprowadzić informacje, takie jak nazwa sklepu, godziny otwarcia, adres (sklepu stacjonarnego lub strony internetowej) oraz krótki komunikat wprowadzający. 

2. Ustaw domyślne wiadomości

Aby ułatwić sobie zadanie i przyspieszyć komunikację, możesz ustawić kilka predefiniowanych wiadomości. Na przykład możesz utworzyć wiadomość powitalną, komunikat informujący, że jesteś na urlopie czy szybkie odpowiedzi na często zadawane pytania. W następnej sekcji pokażemy, jak skonfigurować takie wiadomości.

3. Oznaczaj rozmowy za pomocą etykiet

Możesz oznaczać rozmowy etykietami w różnych kolorach, aby wyróżnić rozmowę według tematu i móc ją potem natychmiast rozpoznać, przyspieszając i ułatwiając sobie pracę.

Możesz utworzyć do 20 etykiet. Na przykład:

• nowy klient,

• oczekuje na wpłatę,

• opłacony,

• opinie klientów,

• pytania klientów.

Jak skonfigurować automatyczne wiadomości na WhatsApp Business

Możesz skonfigurować automatyczne wiadomości i szybkie odpowiedzi w ustawieniach aktywności aplikacji. Opcja ta pozwala zaoszczędzić czas i zaoferować klientom lepsze doświadczenia.

Możesz zrobić to w następujący sposób:

1. Jeśli korzystasz z Androida, możesz uzyskać dostęp do ustawień, klikając 3 kropki w prawym górnym rogu i wybierając Ustawienia. Jeśli masz iPhone'a, po prostu kliknij koło zębate w prawym dolnym rogu.

2. Przejdź do sekcji Narzędzia komunikacji

3. Na koniec wybierz odpowiednią opcję do przesyłania wiadomości, które chcesz dostosować (wiadomość powitalna, pod nieobecność, szybkie odpowiedzi).

Spersonalizuj wiadomości

Oto, jak możesz dostosować wiadomości o nieobecności, wiadomości powitalne i szybkie odpowiedzi:

1. aktywuj opcję, przesuwając suwak,

2. stuknij w „Wiadomość”,

3. dostosuj swój komunikat i zapisz go.

Wiadomość pod nieobecność

Aktywując komunikat o nieobecności możesz zdecydować o wysyłaniu automatycznej odpowiedzi do osób, które kontaktują się z Tobą w godzinach zamknięcia, podczas świąt itp. W ten sposób unikniesz długiego oczekiwania klientów na odpowiedź.

Jeśli aktywujesz pod nieobecność, upewnij się, że określisz godziny, w których wiadomość zostanie wysłana.

Przykład wiadomości o nieobecności: „Dziękujemy za wiadomość, obecnie nasze biuro jest zamknięte, ale skontaktujemy się z Tobą tak szybko, jak to możliwe”.

Wiadomość powitalna

Jeśli zamiast tego aktywujesz wiadomość powitalną, automatyczna odpowiedź zostanie wysłana do osób, które skontaktują się z Tobą po raz pierwszy, a także do tych, którzy byli nieaktywni przez ostatnie 14 dni.

Przykład wiadomości powitalnej: „Cześć! Zapraszamy na nasz czat. Napisz do nas, jeśli potrzebujesz informacji. Chętnie Ci pomożemy!”.

Szybkie odpowiedzi

Wreszcie, aktywując szybkie odpowiedzi, możesz przyspieszyć i uprościć komunikację z klientami.

Możesz ustawić do 50 szybkich odpowiedzi, których możesz użyć na czacie za pomocą skrótu. Na przykład „dziękuję”, aby wysłać wiadomość z podziękowaniem, „sklep”, aby przekierować klientów do Twojej witryny internetowej i tak dalej.

Jak tworzyć i zarządzać katalogiem na WhatsApp Business

Katalog WhatsApp Business to narzędzie, które pomoże Ci zaprezentować produkty lub usługi oraz pozwoli klientom na interakcję z Twoją firmą w prosty i intuicyjny sposób.

Oto, jak go stworzyć:

1. Przejdź do Ustawienia> Katalog,

2. kliknij „Dodaj nowy produkt”,

3. kliknij ikonę „+” i dodaj obrazy,

4. wybierz istniejące zdjęcia z galerii lub zrób nowe za pomocą aparatu. Możesz wybrać do 10 zdjęć,

5. dodaj nazwę produktów lub usług, możesz wprowadzić też dodatkowe informacje, takie jak opis, cena i link do strony,

6. po wykonaniu wszystkich kroków kliknij „Zachowaj”.

💡 Każdy obraz przesłany do katalogu zostanie sprawdzony przez WhatsAppa. Jeśli zdjęcie będzie nieodpowiednie, a produkt zostanie odrzucony, pojawi się obok niego czerwony wykrzyknik.

Jeśli obraz zostanie odrzucony, możesz go nie wyświetlać lub poprosić o ponowną weryfikację.

Jeśli masz inne pytania, zapoznaj się z Centrum Pomocy WhatsApp.

 Przeczytaj nasz bezpłatny przewodnik i dowiedz się, jak korzystać z profilu swojej firmy w Google (dawniej Google Moja Firma)

Jak aktywować WhatsApp Business

Aplikacja jest darmowa i dostępna na Androida oraz iOS. Można ją też pobrać z oficjalnej strony WhatsApp Business.

Konto WhatsApp Business różni się od tradycyjnej wersji komunikatora i w jego logo widoczna jest litera B.

Oto jak, je aktywować krok po kroku:

1. Jeśli korzystasz już z WhatsAppa, możesz przesyłać swoje pliki i czat do aplikacji Business.

   Jeśli nie korzystasz jeszcze z tradycyjnej wersji aplikacji, najpierw musisz utworzyć konto, wpisując swój numer telefonu i 6-cyfrowy kod, który zostanie wysłany do Ciebie w celu potwierdzenia subskrypcji. Pamiętaj, aby podać swój numer telefonu w formacie międzynarodowym (+48).

2. Podaj nazwę konta i dodaj zdjęcie profilowe.

3. Kliknij trzy kropki w prawym górnym rogu, a następnie wybierz „Ustawienia” (lub kliknij koło zębate w prawym dolnym rogu). Następnie kliknij „Profil firmy”, aby podać szczegóły na temat swojego sklepu.

   Możesz również podać krótki opis swojej firmy oraz oferowanych produktów lub usług.

4. Zezwól na dostęp do zdjęć, filmów i innych plików w telefonie, aby wyświetlać i wysyłać je swoim klientom.

5. Masz możliwość wpisania wiadomości powitalnej, która zostanie wysłana najpierw do Twoich nowych klientów, a także wiadomości o nieobecności, która zostanie wysłana do osób, które skontaktują się z Tobą poza godzinami otwarcia. Na koniec możesz wybrać szybkie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Aplikacja jest również kompatybilna z WhatsApp Web. Dzięki temu użytkownicy mogą uzyskać dostęp do swojego konta WhatsApp z komputera.

Możesz korzystać z WhatsApp Messenger i Business na tym samym urządzeniu.

Jak korzystać z WhatsApp Business na komputerze

Możesz korzystać z internetowej wersji WhatsApp Business bezpośrednio z komputera stacjonarnego lub laptopa – funkcje pozostają takie same jak w wersji mobilnej.

Masz dwie możliwości:

• Pobierz aplikację WhatsApp

• Korzystaj z WhatsApp Web, który nie wymaga pobierania

💡 Nie możesz korzystać z WhatsApp Web bez telefonu. Aplikację należy zainstalować na smartfonie, który musi pozostać włączony i połączony z internetem przez cały czas korzystania z wersji internetowej.

Aby korzystać z WhatsApp Business na komputerze, musisz:

1. otworzyć aplikację na swoim smartfonie,

2. stuknąć w 3 kropki w menu (Android) lub koło zębate (iPhone),

3. wybrać WhatsApp Web,

4. zeskanować kod QR aparatem telefonu.

Jak umożliwić klientom kontakt z Tobą przez WhatsApp Business

Istnieją dwa sposoby kontaktu z klientami za pośrednictwem aplikacji:

1. Przez numer telefonu: w przeszłości jedyną możliwością skontaktowania się z klientem było ręczne wpisanie numeru.

   Aby uczcić próg 50 milionów użytkowników, WhatsApp Business wprowadził nowość:

2. Za pomocą kodu QR: Twoi klienci mogą rozpocząć czat, po prostu skanując kod QR.

W obu przypadkach obowiązuje zasada: aby zostać znalezionym na WhatsApp Business, musisz zareklamować swoje konto.

Pokaż swój numer i kod QR na:

• 🌐stronie głównej sklepu,

• 🗨️ swoich kontach w mediach społecznościowych

a jeśli masz sklep stacjonarny:

• 🏪 w witrynie,

• 📃 na paragonach,

• 📦 na opakowaniach produktów.

Wśród użytkowników pojawiły się obawy co do funkcjonowania aplikacji biznesowej: wielu konsumentów obawiało się, że ta aplikacja pozwoli firmom dzwonić do potencjalnych klientów. Jednak WhatsApp uspokoił konsumentów, ogłaszając, że firmy będą mogły kontaktować się tylko z osobami, które podały swój numer telefonu i wyraziły zgodę na kontakt firmy za pośrednictwem WhatsAppa.

Podsumowanie

WhatsApp Business nie jest niczym nowym, ale jego potencjał rośnie. Z dwoma miliardami aktywnych użytkowników korzystających z WhatsAppa, coraz więcej firm oferuje komunikację za jego pomocą, a niektóre restauracje pozwalają nawet swoim użytkownikom zamawiać lub rezerwować stolik przez czat.

Whatsapp Business wydaje się być właściwym rozwiązaniem dla małych firm, które chcą połączyć obsługę klienta z promocją swoich produktów lub usług na jednej platformie.

Ta publikacja jest tłumaczeniem artykułu w j. włoskim: WhatsApp Business: la guida aggiornata e completa