Praca zdalna: jak efektywnie pracować z domu

Praca zdalna może przyczynić się do poprawy koncentracji i wydajności. To kwestia tym bardziej ważna teraz, kiedy taki system pracy nie jest opcjonalny ze względu na stosowanie środków ostrożności wynikających z COVID-19. To właśnie dzięki pracy zdalnej obecnie utrzymasz swój e-sklep na powierzchni. Oto wszystko, co musisz wiedzieć o pracy z domu.

W świecie biznesu, który staje się coraz bardziej elastyczny i cyfrowy, praca zdalna zaczyna odgrywać ważną rolę w życiu wielu z nas. Dla jednych jest to normalny system funkcjonowania, dla innych – nieuniknionym i nagłym rozwiązaniem wynikającym z epidemii koronawirusa, która zmusza nas do pozostania w domach.

Bez względu na powód, praca zdalna to dużo świetnych możliwości dostosowania jej do swoich potrzeb. Wielu uważa, że dzięki pracy z domu można zyskać więcej niż podczas dnia w biurze.

Aby jednak osiągnąć ten poziom wydajności, potrzebny jest pewien poziom samodyscypliny, organizacji i przejrzystości. Przeczytasz o tym w poniższym artykule.

Część pierwsza: Stanowisko pracy

• Jak stworzyć odpowiednie stanowisko pracy

• Jakich narzędzi będziesz potrzebował

Część druga: Organizacja pracy i komunikacja z zespołem

• Jak organizować dni w pracy

• Jak komunikować się z zespołem

Część trzecia: Osiąganie celów i praca bez rozpraszania uwagi

• Jak pracować efektywnie

• Jak pracować bez rozpraszania uwagi

Część czwarta: Dobre samopoczucie psychiczne i fizyczne

• Prawidłowa postawa

• Jak oddzielić życie prywatne od zawodowego podczas pracy zdalnej

Część piąta: 3 przydatne narzędzia do pracy zdalnej

Część pierwsza: Układ i wyposażenie

Aby praca zdalna była efektywna i bezpieczna, konieczne jest przyjrzenie się stanowisku pracy.

1. Właściwe miejsce

Pierwszym ważnym punktem pracy z domu jest znalezienie odpowiedniego miejsca. Środowisko, w którym działasz, jest kluczem do wydajności, dlatego powinieneś wybierać rozważnie.

Najlepszym rozwiązaniem jest oczywiście posiadanie osobnego pokoju, w którym można spokojnie działać, zamykając za sobą drzwi. Nie każdy jednak dysponuje pomieszczeniem, z którego może zrobić gabinet. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, wybierz pokój, który:

• jest cichy i jest w nim mały ruch w ciągu dnia,

• znajduje się pobliżu routera, aby zapewnić szybkie połączenie,

• jest w pobliżu naturalnego źródła światła.

Jeśli to możliwe, wybierz miejsce blisko okna. Naturalne światło pozytywnie wpływa na produktywność, dodaje energii i zmniejsza stres. Dzięki niemu możemy też czuć się bardziej przebudzeni. Unikaj jednak siadania w taki sposób, by okno znajdowało się za Twoimi plecami. W ten sposób pozbędziesz się przeszkadzających w pracy odbić na ekranie. Z drugiej strony siadanie naprzeciw źródła światła też nie jest najbardziej optymalne – kontrast jasności pomiędzy otoczeniem zewnętrznym a monitorem może powodować bóle głowy. Idealnie byłoby, gdyby twoje stanowisko pracy znajdowało się obok okna.

W miarę możliwości wybierz pokój z widokiem na ogród lub na cichą ulicę, a nie w pobliżu ruchliwej okolicy, aby uniknąć rozpraszania uwagi i hałasu ulicznego.

2. Wybierz wygodne meble

Proste stół i krzesło kuchenne nie są wystarczające. Prawidłowa postawa jest ważna, aby uniknąć problemów z plecami i bólów głowy, które mogą nas spowalniać w pracy.

Nie oszczędzaj pieniędzy na meblach na swoim zdalnym stanowisku pracy. Ponieważ jednak nie są to tanie zakupy, zanim wyposażysz domowe biuro, przeczytaj opinie klientów o danych produktach.

Idealnie byłoby, gdyby Twoje krzesło miało podłokietniki. Wysokość i sztywność oparcia powinna być dostosowana tak, aby idealnie podtrzymywać kręgosłup. Biurko powinno zaś umożliwiać regulację wysokości do pracy w pozycji stojącej (alternatywnie można użyć biurka stojącego).

3. Urządzenia elektroniczne

Idealnie byłoby, gdyby firma, w której pracujesz, zapewniła Ci wszelkie narzędzia potrzebne do wykonywania pracy (laptop, telefon, zestaw słuchawkowy itp.). Dzięki temu miałbyś wygodny dostęp do serwera, na którym przechowywane są wszystkie pliki, kontakty, istotne informacje itp.

Szczególnie cenny jest tu laptop. Ponieważ można go przenosić, korzystanie z niego pozwala na częstą zmianę pozycji (później porozmawiamy o prawidłowej postawie): można na chwilę usiąść wygodnie na sofie, cieszyć się słońcem na balkonie lub w ogrodzie…

Rozważ mysz i klawiaturę bezprzewodową. Jeśli otoczenie, w którym pracujesz, jest głośne, konieczne będą słuchawki tłumiące szumy. Jeśli chcesz uczestniczyć w wirtualnych spotkaniach, będziesz potrzebował również dobrego mikrofonu. W zależności od rodzaju pracy, mogą Ci się przydać również drukarka i skaner, na przykład, aby przesłać dokumenty do chmury i udostępnić je zespołowi.

Wreszcie, naturalne źródło światła jest idealnym rozwiązaniem, ale na stanowisku pracy nie powinno zabraknąć również tego sztucznego. Eksperci zalecają lampę o natężeniu od 400 do 600 luksów. Niektóre z nich oferują możliwość dostosowania światła do Twojej aktywności (koncentracja, nauka, relaks, itp.).

Część druga: organizacja pracy i komunikacja w zespole

Teraz, gdy znalazłeś odpowiednie miejsce i masz wszystkie materiały potrzebne do inteligentnej pracy, nadszedł czas, aby porozmawiać o codziennej organizacji swoich zadań i o tym, jak możesz komunikować się ze swoim zespołem.

1. Jak zorganizować dni w pracy

Pierwszym krokiem jest zorganizowanie tygodniowego planu pracy: jakie cele chcesz osiągnąć przed weekendem? Ich jasne określenie ułatwi Ci ustalenie priorytetów zgodnie z deadlineami.

Drugim krokiem jest rozdzielenie obowiązków na poszczególne dni. Jeszcze lepiej jest ustalić z góry, ile czasu należy poświęcić na każdy kolejny obowiązek.

📚Przeczytaj też: Lepsze zarządzanie czasem w 5 krokach

2. Jak komunikować się z zespołem

Jedną z największych zalet pracy zdalnej jest możliwość elastycznego dopasowania godzin pracy (w większym lub mniejszym stopniu). Niemniej jednak ważne jest, aby zapewnić komunikację z zespołem.

Dla wielu firm jest to ważny i niezbędnym element efektywnej pracy. Podczas działania zdalnego, sytuacja komunikacyjna jest zupełnie inna niż podczas normalnego dnia pracy w biurze: jeśli masz pytanie lub wiadomość, nie możesz po prostu iść do swojego kolegi lub koleżanki, ani nie masz okazji spotkać się przypadkiem w kuchni.

Aby członkowie zespołu wiedzieli, kiedy mogą się z Tobą skontaktować (i na odwrót), ustalcie czas pracy i podzielcie się nim wśród odpowiednich osób mogących Cię wtedy potrzebować.

Praca w domu wymaga przejrzystości i zaufania, zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawcy: trzymania się harmonogramu, uczestnictwa w rozmowach wideo, odbierania maili i wiadomości.

Część trzecia: Osiąganie celów i praca bez rozpraszania uwagi

Praca w domu daje duże możliwości skoncentrowania się: nie ma spotkań, współpracowników zadających pytania, możesz zamknąć skrzynkę e-mail i całkowicie poświęcić się określonemu zadaniu.

Jednak nawet domowe otoczenie nie jest wolne od potencjalnych zakłóceń. Aby oprzeć się pokusie leżenia na łóżku, rozwieszania prania itp., zapoznaj się z poniższymi punktami.

1. Jak pracować efektywnie

Najpierw upewnij się, że masz pod ręką wszystko, co jest Ci potrzebne do pracy; wstawanie co 5 minut przynosi efekt odwrotny do zamierzonego i przerywa koncentrację.

Dzień zaczynaj od ustalenia, jakie zadania i cele chcesz dziś osiągnąć. Oczywiście mogą pojawić się komplikacje, które prowadzą do usprawiedliwionych opóźnień, ale posiadanie listy rzeczy do zrobienia pozwala na bardziej efektywną pracę.

W takim przypadku użytecznym narzędziem jest stoper. Pomoże on nie tylko przy wdrażaniu zaplanowanych na dany dzień działań, lecz także przy pracy przez określony czas przy konkretnym zadaniu. Czas działania stopera powstrzyma Cię przed sprawdzaniem telefonu komórkowego, poczty elektronicznej itp.

Wreszcie, zachowuj się dokładnie tak, jakbyś był w pracy: nie zostawaj w piżamie, zaczynaj i kończ pracę w tym samym czasie, zrób przerwę o ustalonej godzinie. Pomaga to nie tylko w koncentracji, ale także ułatwia kolegom i koleżankom kontakt z Tobą.

2. Jak pracować bez rozpraszania uwagi

To, co być może najbardziej rozprasza uwagę, zwłaszcza gdy nie obserwuje nas przełożony, to telefon komórkowy. Zmniejsz pokusę sprawdzania wiadomości czy powiadomień w mediach społecznościowych, wyciszając urządzenie, albo – nawet lepiej – zostawiając je w innym pomieszczeniu.

O ile nie mieszkasz sam, drugim co do wielkości „rozpraszaczem” może być partner, dzieci, współlokatorzy, itp. Ważne jest, aby zakomunikować innym osobom mieszkającym z Tobą w domu czy mieszkaniu, że chociaż fizycznie jesteśmy na miejscu, to wciąż w danych godzinach pracujemy, a inni muszą to respektować.

Wreszcie, pracuj tylko na wyznaczonym stanowisku. Praca w pozycji leżącej na kanapie jest niewskazana nie tylko ze względu na ewentualne bóle pleców. Wykonywanie obowiązków zawodowych przy biurku to także kojarzenie, że miejsce to ma służyć wyłącznie do pracy.

Część czwarta: dobre samopoczucie psychiczne i fizyczne

Siedzący tryb życia, brak możliwości opuszczenia domu, konieczność ciągłego przebywania w miejscu, w którym zarówno pracujemy, jak i prowadzimy prywatne życie – wszystkie te czynniki mają wpływ na nasze zdrowie fizyczne i psychiczne. Zwłaszcza w czasach, kiedy koronawirus zmusza nas do pracy w domu, ważne jest podjęcie środków ostrożności, aby dbać o nasze samopoczucie.

1. Prawidłowa postawa

Praca przez kilka godzin dziennie w pozycji siedzącej może powodować bóle pleców. Dlatego pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę podczas pracy w domu, jest prawidłowa postawa ciała:

Pracuj na zmianę w pozycji siedzącej i stojącej. Upewnij się, że górna część ekranu znajduje się na poziomie oczu, a monitor jest przechylony o 35°. Możesz użyć piłki gimnastycznej i/lub urządzenia do pedałowania, aby utrzymać się w ruchu podczas siedzenia.

Słuchaj swojego ciała. Twój zegar biologiczny jest w stanie dać Ci znać, kiedy jest czas, aby zatrzymać się i zrobić sobie przerwę, aby odświeżyć ciało i umysł. Zjedz zdrową przekąskę, wyjdź na balkon lub do ogrodu, aby cieszyć się promieniami słońca, utnij sobie 20-minutową drzemkę (tzw. power nap), poćwicz jogę, itp. Pamiętaj, że dobre samopoczucie fizyczne jest niezbędna dla dobrego samopoczucia psychicznego.

Regularnie trzeba też wietrzyć pomieszczenie, w którym znajduje się Twoje stanowisko pracy, by się dotlenić i zadbać o odpowiedni poziom wilgotności (między 40 a 60 proc.). Systematycznie dezynfekuj też klawiaturę i mysz.

2. Jak oddzielić życie prywatne od zawodowego podczas pracy zdalnej

Często podczas pracy z domu jesteśmy bardziej skłonni pracować więcej, ponieważ działamy nie zgodnie z harmonogramem, a swoimi zasobami energetycznymi. W tym przypadku dzień pracy nie kończy się, gdy wychodzisz z biura. Aby uniknąć przeciążenia i dla własnego samopoczucia psychicznego, należy znaleźć inny rodzaj sygnału oznaczającego definitywny koniec dnia pracy – rytuał, który wyznacza granicę między życiem zawodowym a prywatnym.

Zamknij więc laptopa, napij się herbaty, zajmij się pracami przydomowymi, zrelaksuj się na kanapie: zrób coś, co pozwoli Ci „wyłączyć” tryb pracy.

Część piąta: 3 przydatne narzędzia do pracy zdalnej

Istnieją pewne użyteczne narzędzia, które sprawiają, że praca zdalna jest łatwiejsza i efektywniejsza. Każde z nich jest darmowe, a dostęp do nich uzyskasz przez konto Google.

Organizacja: Trello

Trello to oprogramowanie do zarządzania zadaniami przeznaczone do użytku prywatnego lub biznesowego. Działa to jak tablica z samoprzylepnymi karteczkami, które można przesuwać między kolumnami „do zrobienia”, „w trakcie robienia”, „gotowe”, itp.

Na każdej takiej „karteczce” zobaczysz, do kogo należy dane zadanie, a do każdej z nich możesz dodawać komentarze, załączniki czy ustalać deadline. Trello jest doskonałym narzędziem do śledzenia postępów w pracy (osobistej lub zespołowej), również w domu.

Komunikacja: Slack

Slack jest najczęściej używaną przez firmy aplikacją do wysyłania wiadomości. Można za jego pomocą rozmawiać na kanałach publicznych (np. dla całej firmy lub zespołu), ale także wysyłać wiadomości prywatne do konkretnych osób.

Slack może być również używany do połączeń telefonicznych i wideo od 2 do 15 osób. Możesz zainstalować go na swoim smartfonie, aby zawsze mieć go pod ręką.

Udostępnianie: Google Drive

Google Drive to usługa do przechowywania plików w chmurze, która oferuje 15 GB na dokumenty udostępniane Twojemu zespołowi.

Dzięki dyskowi możesz tworzyć dokumenty tekstowe, prezentacje Power Point i tabele Excel w chmurze dostępnej z dowolnego urządzenia (wystarczy, że zalogujesz się na swoje konto Google). Drive pokazuje zmiany w czasie rzeczywistym, co czyni go użytecznym narzędziem dla wspólnego projektu zespołowego pracującego np. w domu.

📚Przeczytaj też: Prowadzenie sklepu internetowego – narzędzia ułatwiające pracę [lista]

Podsumowanie

Praca w domu wymaga dyscypliny i motywacji. Jednak ergonomicznie zaprojektowane stanowisko o zaplanowanej strukturze daje możliwość efektywnego wykonywania zadań.

Daj nam znać w poniższych komentarzach, jak pracujesz w domu!

Praca zdalna podczas COVID-19 to świetny sposób na sprawne funkcjonowanie Twojego e-commerce. Jeśli chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej o tym, jak przetrwać ten trudny moment, pobierz naszą bezpłatną listę kontrolną: