Metodologia agile: czym jest i jak może pomóc Twojemu biznesowi?

Metodologia agile to niezwykle popularny w ostatnich latach styl zarządzania projektami. Jest on stosowany najczęściej w firmach zajmujących się oprogramowaniem. Podejście to nie powinno jednak ograniczać się do przedsiębiorstw z tej branży i tak nie jest. Można je stosować w wielu typach projektów. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób i dlaczego metodologia agile może okazać się dobrym rozwiązaniem w przypadku Twojego biznesu e-commerce.

Co to jest agile?

Metodologia agile (dosł. zwinny) to system zarządzania projektami kładący nacisk na samoorganizację, planowanie adaptacyjne, elastyczny rozwój, ciągłe zmiany i szybkie dostarczanie efektów.

Jego głównym założeniem jest skrócenie (wielu) terminów realizacji zadań przypisanych zespołom. Pozwala to uzyskać więcej informacji zwrotnych od użytkowników końcowych i jednocześnie skrócić czas dostarczenia im działającego produktu, nawet jeśli nie jest on jeszcze w końcowej postaci.

Wyobraź sobie, że użytkownik prosi Cię o zbudowanie domu. Zamiast po roku wręczyć mu klucze do gotowego budynku, po miesiącu przekazujesz mu altankę, po czym nadal budujesz ulepszony produkt końcowy — dom.

Użytkownik otrzymuje wartościowy produkt (dach nad głową), a także może udzielić informacji zwrotnych na jego temat, co pozwala udoskonalić projekt przyszłego domu.

Krótsze terminy i częstsze udzielanie informacji zwrotnych mogą przynieść następujące korzyści:

• zespoły mogą być bardziej elastyczne, w miarę jak potrzeby użytkowników zmieniają się z upływem czasu,

• użytkownicy znacznie szybciej otrzymują działający produkt,

• zespoły mogą stworzyć lepszy finalny produkt dla użytkowników końcowych.

Pomyśl, że dzielisz jeden duży projekt na wiele mniejszych (zwanych „sprintami”). Po ukończeniu każdego sprintu zespół analizuje, co udało się lub czego nie udało się zrealizować, zbierane są informacje zwrotne od właściciela produktu/konsumenta, a następnie podczas planowania kolejnego sprintu i wydania produktu wprowadza się modyfikacje.

Każdy projekt (tj. Sprint) ma określone etapy: planowanie, projektowanie, opracowywanie, testowanie i wdrażanie.

Nie zrażaj się tym, że wszystko wydaje Ci się nowe. Niektóre kluczowe terminy metodologii agile prawdopodobnie są Ci znane. To wyrażenia takie jak „sprint” czy „Scrum Master” (omówimy je szczegółowo później).

Uwaga: istnieje kilka różnych ram postępowania metodologii Agile. Skupimy się na Scrum, najpopularniejszej z nich.

📚Przeczytaj też: Praca zdalna: jak efektywnie pracować z domu

Manifest agile — krótkie wprowadzenie

Bez nadmiernego zagłębiania się w historię metodologii chcielibyśmy zaznaczyć, że wiele metod agile jest stosowanych już od ponad 50 lat. W 2001 roku grupa 17 programistów opracowała wspólnie Manifest zwinnego wytwarzania oprogramowania.

Sporządzili oni listę podstawowych wartości o kluczowym znaczeniu dla tej nowej metodologii:

• ludzie i interakcje są cenniejsi niż procesy i narzędzia,

• działające oprogramowanie jest cenniejsze niż szczegółowa dokumentacja,

• współpraca z klientem jest cenniejsza niż negocjowanie umów,

• reagowanie na zmiany są cenniejsze niż realizacja założonego planu.

Choć wszystkie z wymienionych elementów są wartościowe, bardziej cenne są te po lewej (np. osoby i interakcje) niż te po prawej stronie (np. procesy i narzędzia). Jak widać, wiele z tych wartości koncentruje się na uelastycznieniu procesu, jak również na oczekiwanym produkcie końcowym.

Główne założenie metodologi agile to elastyczność.

12 zasad agile

Metodologia ta, obok czterech podstawowych wartości/tematów, zakłada także 12 głównych zasad:

1. Zadowolenie klienta dzięki wczesnemu i ciągłemu wdrażaniu wartościowego oprogramowania;

2. Gotowość na zmiany wymagań nawet na późnym etapie rozwoju;

3. Częste dostarczanie funkcjonującego oprogramowania (nawet w kilkutygodniowych odstępach);

4. Ścisła codzienna współpraca między zespołami biznesowymi i deweloperskimi;

5. Tworzenie projektów wokół zmotywowanych ludzi, którym powinno się ufać;

6. Najlepszą formą komunikacji jest rozmowa twarzą w twarz;

7. Działające oprogramowanie jest podstawową miarą postępu;

8. Zrównoważony rozwój umożliwiający utrzymanie równego tempa pracy;

9. Ciągłe skupienie na technicznej doskonałości i dobrym projektowaniu;

10. Kluczowe znaczenie prostoty — sztuki minimalizowania ilości koniecznej pracy;

11. Najlepsze rozwiązania, wymagania i projekty pochodzą od samoorganizujących się zespołów;

12. W regularnych odstępach czasu zespół analizuje możliwości poprawy wydajności, a następnie odpowiednio dostosowuje swoje działania.

Nie będziemy szczegółowo omawiać każdej z zasad, ale jak widać, elastyczność i informacja zwrotna to dwie najistotniejsze podstawowe koncepcje w metodologii agile. Uważa się, że dzięki informacjom zwrotnym i zdolnościom adaptacyjnym agile może pomóc firmom przyspieszyć wytwarzanie produktów lepszej jakości.

Chociaż w zasadach jest mowa o „oprogramowaniu”, mogą one dotyczyć innych produktów. Metodologia ta może odnosić się do towarów, witryn internetowych lub wielu innych.

Kluczowe pojęcia metodologii agile

W metodologii agile funkcjonuje wiele kluczowych pojęć, które mogą być niejasne. Przyjrzyjmy się tym stosowanym najczęściej:

Minimum Viable Product (MVP)

Minimum Viable Product (MVP) to istotna koncepcja w agile. Jest to najprostsza utworzona i wydana forma działającego produktu stanowiąca wartość dla użytkowników mimo swojej prostoty.

Historyjki użytkownika

W chwili rozpoczęcia nowego projektu historyjki użytkownika (user stories) są uznawane za kluczowe funkcje lub wymagania, które dostarczają wartość użytkownikowi końcowemu. Każdej historii przypisana jest liczba punktów określająca stopień trudności jej realizacji.

Sprinty

Wspominaliśmy już o nich wcześniej. Sprint to wyznaczony czas (zwykle 2–4 tygodnie), w którym należy wykonać wyznaczoną liczbę zadań (np. historyjek użytkownika). W skład każdego sprintu wchodzi określona liczba historyjek użytkownika. Liczba ta wynosi zwykle między 5 a 15.

Backlog

Backlog to lista funkcji i user stories, nad którymi zespół planuje pracować. W chwili rozpoczęcia nowego sprintu do zadań z tego backlogu dodawane są kolejne historie.

Klient

Klient (customer) w agile oznacza odbiorcę lub użytkownika produktu. Oznacza to, że „klient” nie zawsze jest klientem w tradycyjnym znaczeniu. Klienci w agile mogą być wewnętrznymi lub zewnętrznymi odbiorcami firmy. Mogą to być użytkownicy końcowi, jedna osoba lub dział.

Przeszkody

Przeszkody (impediments) to utrudnienia na drodze prowadzącej zespół do osiągnięcia celów.

Scrum Master

Być może znasz już to pojęcie. Jeśli w czymś mnie przypominasz, być może przyszło Ci do głowy pytanie: „Kim jest Scrum Master?”. Jestem niemal pewien, że zadawałem sobie to pytanie kilkanaście razy, zanim postanowiłem zgłębić temat.

Rola Scrum Mastera jest zbliżona do roli kierownika projektu. Jest odpowiedzialny za utrzymanie procesów, ogólnego dobrego stanu oraz korzystnych wyników zespołu. Organizuje spotkania zespołu i służy wsparciem, gdy na jego drodze pojawiają się przeszkody.

Właściciel produktu

Rola właściciela produktu (Product Owner) w metodologii agile jest niezwykle ważna. Odpowiada on za definiowanie historii użytkownika i nadawanie priorytetów w backlogu. Jest punktem kontaktowym dla zespołu deweloperskiego w razie jakichkolwiek pytań dotyczących produktu lub jego funkcji. Właściciel produktu reprezentuje także „klienta”, zarówno tego z firmy, jak i z zewnątrz.

Daily Stand-up

Codzienne spotkania daily stand-up są niezbędnym elementem metodologii agile. To krótkie (około 10-minutowe), odbywające się każdego dnia, zazwyczaj poranne spotkanie, podczas których członkowie zespołu omawiają postępy prac i pojawiające się przeszkody. To codzienne aktualizacje statusu realizacji prac.

Retrospektywy

Retrospektywy (retrospectives lub retro) są kolejnym istotnym elementem Agile. To spotkania organizowane po ukończeniu sprintu w celu omówienia jego przebiegu. Członkowie zespołu analizują, co się udało zrealizować, a co wymaga poprawy. Wnioski z retrospektywy należy uwzględnić w kolejnym sprincie.

📚Przeczytaj też: Lepsze zarządzanie czasem w pięciu krokach

Jakie są zalety stosowania metodologii agile?

Skoro znasz już koncepcje, zasady i kluczowe pojęcia agile, przyjrzyjmy się największym zaletom jej stosowania w projektach e-commerce.

Szybkość

Jedną z największych zalet metodologii agile jest szybkość realizacji projektów. Dzięki krótkim sprintom zespoły mogą szybciej tworzyć i wprowadzać produkty na rynek.

Elastyczność

Krótki czas trwania sprintu umożliwia zespołom uwzględnienie wniosków z poprzednich i informacji zwrotnych od użytkowników oraz odpowiednie dostosowanie historyjki użytkownika (i wizji produktu końcowego) w trakcie projektu.

Klasyczna metodologia kaskadowa polega na realizowaniu przez zespoły ustalonego planu przez miesiące (a nawet lata), natomiast agile umożliwia zespołom śledzenie wymagań rynku na bieżąco.

Lepsza współpraca

Komunikacja zespołowa przebiega częściej i łatwiej. Dzięki częstszemu otrzymywaniu informacji zwrotnych zespoły mogą wprowadzać odpowiednie zmiany i identyfikować więcej możliwości na rynku.

📚Przeczytaj też: Jak zwiększyć efektywność zespołu sprzedaży?

Mniej zagrożeń

Pozostając w stałym kontakcie ze sobą (a często także z konsumentem), zespoły muszą zachować większą przejrzystość i elastyczność. Agile zachęca do optymalizacji i wprowadzania zmian, a ciągły napływ informacji zwrotnych zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu projektu końcowego.

Więcej testów i lepsza jakość produktów

Jak już wiesz, w metodologii agile zespoły zachęca się do testowania produktu pod koniec każdego sprintu. Większa liczba testów i kontroli jakości oraz ilość informacji zwrotnych zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania wysokiej jakości rezultatu i potwierdzających to dowodów.

Bardziej zadowoleni klienci

Skutkiem wszystkich wspomnianych zalet i zebranych informacji zwrotnych będzie oczywiście lepsza jakość produktów. To z kolei sprawi, że klienci będą zadowoleni, zwłaszcza jeśli uwzględnisz ich w niektórych procesach.

Jak wykorzystać agile w sklepie internetowym?

Agile można z powodzeniem zastosować w biznesie e-commerce na wiele różnych sposobów. Oto kilka przykładów projektów, w których metodologia agile mogłaby przynieść korzyści.

Otwarcie sklepu internetowego

Jeśli jesteś nowicjuszem i dopiero uruchamiasz swój e-sklep, możesz zastosować metodologię agile, aby Twój biznes szybciej rozpoczął działalność. Chodzi o to, by w razie wystąpienia błędów po uruchomieniu witryny internetowej można było zająć się nimi wcześniej i naprawiać je na bieżąco.

W przypadku takiego projektu najlepiej skupić się na informacjach zwrotnych od użytkowników. Nie będzie to łatwe, ale przy odpowiedniej strategii na pewno się uda. Feedback — uzyskany w formie wiadomości e-mail od klienta lub za pomocą grup fokusowych — warto przesłać zespołowi, aby mógł wprowadzić odpowiednie zmiany przed kolejnym sprintem i kolejnym wydaniem.

Ustalenie korzystniejszych cen

Wszyscy wiemy, że konkurencja może być silna. Jednym ze sposobów zyskania przewagi nad konkurentami jest ustalenie odpowiednich cen. W ramach metodologii agile można przeprowadzać burze mózgów, testować i dostosowywać strategie w jeszcze szerszym zakresie.

Można na przykład stosunkowo szybko korygować ogólne ceny, promować sprzedaż i dość szybko zmieniać opcje dostawy. Można także opracować sposoby obniżenia kosztów i przenieść korzyści z tego tytułu na konsumenta. Dzięki szybkim sprintom możliwe jest testowanie, optymalizacja i wprowadzanie zmian do wielu pomysłów w krótkim czasie.

📚Przeczytaj też: 5 strategii cenowych, które zwiększają sprzedaż

Wdrażanie metodologii agile w firmie

Proces wdrażania metodologii agile w firmie nie jest łatwym zadaniem. Pracownicy, szczególnie ci z długim stażem pracy w organizacji, zwykle nie lubią zmian.

Jeśli dopiero zakładasz firmę, będzie Ci o wiele łatwiej dobrać odpowiednich ludzi i wdrożyć swoje systemy.

Z drugiej strony jeśli pracujesz już w jakiejś firmie i chcesz pomóc zespołowi przejść na tę metodologię, warto zaangażować w tym celu coacha agile. Przeszkoli on szczegółowo Ciebie i Twój zespół w zakresie zastosowania tej ideologii i jej metod. Może też polecić preferowane przez niego narzędzia oraz strategie odpowiadające konkretnym potrzebom Twojej firmy.

Jeśli chcesz zobaczyć, na czym polega agile, ale nie masz przekonania, czy to odpowiednia strategia dla Twojego zespołu, możesz wziąć udział w kursie zarządzania projektami zgodnie z tą metodologią. Najlepiej jednak zacząć od przyspieszonego kursu. Na platformie Udemy znajdują się na przykład liczne kursy wprowadzające, z których każdy trwa zaledwie kilka godzin.

Podsumowanie

Metodologia Agile może być znakomitym sposobem na usprawnienie procesów wewnętrznych w firmie. Może poprawić komunikację w zespole, zwiększając jednocześnie szybkość i elastyczność jego działania. Jej zastosowanie pozwoli poprawić jakość produktów i zwiększyć zadowolenie klientów.

Ta publikacja jest tłumaczeniem artykułu w j. angielskim: What is Agile Methodology and How Can it Help Your Online Shop?