Zakładanie e-sklepu – aspekty prawne

Gdy już mamy plan i pomysł na biznes w internecie przychodzi kolej na zmierzenie się z szeregiem prawnych niuansów i obowiązków. Prawne aspekty związane z prowadzeniem e-sklepu to nie tylko regulamin bez klauzul niedozwolonych, czy obsługa reklamacji i zwrotów. Tych prawnych niuansów jest znacznie więcej i warto, aby decyzje podejmowane na początkowym etapie tworzenia e-sklepu były podejmowane w sposób przemyślany i świadomy.

Nazwa sklepu i prawna ochrona marki

Wybór nazwy sklepu odpowiedniej nie tylko pod względem marketingowym, lecz także prawnym to jedna z pierwszych istotnych kwestii. Niestety dość często zdarza się, że przedsiębiorca szukając odpowiedniej nazwy (marki) dla swojej działalności biznesowej dokonuje wyłącznie marketingowej analizy. To błąd, który w przyszłości może okazać się bardzo kosztowny. Nazwa wybrana bez odpowiedniej analizy prawnej może naruszać prawa innego przedsiębiorstwa i jego znaki towarowe albo być zbyt opisowa i ogólnikowa, co z kolei mimo trudu włożonego w rozwój firmy pozbawi ją zdolności rejestrowej i możliwości uzyskania silniejszej ochrony prawnej.

Aby sprawdzić czy wybrana przez nas lub podobna do niej nazwa nie jest już wykorzystywana przez innego przedsiębiorcę nie wystarczy dokonać szybkiej weryfikacji w internetowej wyszukiwarce. Należy skorzystać z wyszukiwarki przedmiotów chronionych dostępnej na stronie Urzędu Patentowego RP. Dodatkowo, jeśli w perspektywie czasu myślimy także o sprzedaży transgranicznej powinniśmy również sprawdzić znaki zarejestrowane w EUIPO, czyli Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej, który rejestruje znaki towarowe ważne we wszystkich 28 państwach Unii Europejskiej. Zwłaszcza w przypadku większych i międzynarodowych przedsięwzięć biznesowych zdecydowanie zaleca się nawiązanie w tym celu współpracy z profesjonalnym rzecznikiem patentowym.

Forma prawna

To kolejna kwestia, o której musimy zdecydować już na samym początku.

Handlując w internecie, nie można być anonimowym. Rejestracja nie jest wymagana jedynie w ramach tzw. drobnej działalności, przy czym aby móc skorzystać z przepisów o tzw. działalności nieewidencjonowanej i uniknąć obowiązku rejestracji działalności gospodarczej, przychody z działalności w żadnym miesiącu nie mogą przekroczyć 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto (w 2019 jest to 1125 zł). Sklep internetowy można prowadzić rejestrując działalność gospodarczą w dowolnej formie (poza spółką partnerską, która jest zastrzeżona dla przedstawicieli tzw. wolnych zawodów). W praktyce zdecydowana większość sklepów internetowych prowadzona jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Szerszy opis tych oraz pozostałych spółek jest dostępny na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości pod niniejszym linkiem.  

Podatki i księgowość

W sprawach podatkowych przedsiębiorca posługuje się numerem NIP. Numer ten nadawany jest automatycznie przy rejestracji działalności w CEIDG albo KRS. Wybierając prowadzenie e-sklepu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca będzie tak jak inne osoby fizyczne (np. pracownicy na etacie lub zleceniobiorcy) płacił podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Różnica polega na tym, że prowadząc działalność mamy możliwość wyboru jednej z poniższych form opodatkowania:

- zasady ogólne wg. skali podatkowej 18 i 32% (po przekroczeniu kwoty 85 528 złotych)

- tzw. podatek liniowy wynoszący 19 %

- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

- karta podatkowa 

Z kolei w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, nasza spółka będzie podatnikiem podatku od osób prawnych (CIT). Podatek wynosi 19% podstawy opodatkowania, przy czym w przypadku małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność – w roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność – stawka podatku jest mniejsza i wynosi 9%.
Spółka zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych i wpłacania miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek. Podsumowanie najważniejszych, podstawowych informacji dotyczących zasad i form opodatkowania znajduje się na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości pod niniejszym linkiem.

W dalszej kolejności koniecznym będzie dokonanie przez przedsiębiorcę zgłoszenia do ZUS oraz w przypadku spółek do urzędu skarbowego (w przypadku spółki cywilnej jest to zgłoszenie NIP, a w przypadku spółek zarejestrowanych w KRS, zgłoszenie tzw. danych uzupełniających m.in.: adresu działalności, miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej). Ponadto jeżeli przedsiębiorca od początku działalności chce być „vatowcem" lub zgodnie z przepisami ma obowiązek nim być – koniecznym będzie dokonanie rejestracji jako podatnik VAT.    

Oferowane w sklepie produkty

W stosunku do niektórych produktów mogą istnieć dodatkowe wymagania lub ograniczenia wynikające z przepisów prawa. Do tej grupy zaliczyć można sprzedaż: leków, wyrobów alkoholowych, żywności, baterii i akumulatorów, broni, amunicji i materiałów wybuchowych, paliw, substancji uzależniających, środków ochrony roślin, walut, czy nasion (z wyłączeniem dostawców i producentów materiału siewnego rozmnożeniowego roślin warzywnych i ozdobnych oraz materiału szkółkarskiego wytworzonego i sprzedawanego na terenie tego samego powiatu, jeżeli jest przeznaczony na niezarobkowe potrzeby własne odbiorcy).  

Obowiązki informacyjne

Jest ich sporo, w przypadku umowy zawartej na odległość (czyli przez internet lub telefon) w samej tylko ustawie o prawach konsumenta w artykule 12 ustawodawca określił 21 obowiązków informacyjnych przedsiębiorcy względem konsumenta. Co ważne informacje te muszą zostać przekazane i udostępnione konsumentowi przed dokonaniem zamówienia. W tym celu stosuje się regulamin i specjalne dedykowane zakładki na stronie www e-sklepu, np.: „Kontakt” – gdzie również należy wskazać dane umożliwiające identyfikację przedsiębiorcy i kontakt z nim. Bardzo przydatne będą także zakładki: „Dostawa i płatność”, „Reklamacje” czy „Odstąpienie od umowy”. Większość kupujących online intuicyjnie szuka stosownych informacji nie w regulaminie sklepu, lecz właśnie w dedykowanych zakładkach na stronie e-sklepu. Wszystkie zakładki powinny być dostępne nie tylko na głównej stronie, lecz także na wszystkich podstronach.  

Dobry regulamin powinien nie tylko spełniać obowiązki informacyjne i transparentnie regulować warunki dotyczące umowy sprzedaży, lecz także zabezpieczać interesy sprzedawcy. Przykładowo – istotnym elementem zabezpieczającym interesy sklepu jest odpowiednie zdefiniowanie momentu zawarcia umowy sprzedaży i określenie zamówienia kupującego jako oferty zawarcia umowy. Zamieszczone wówczas na stronie e-sklepu informacje o produktach (opisy, parametry techniczne i użytkowe, ceny, itp.) stanowią zaproszenie do zawarcia umowy w rozumieniu art. 71 Kodeksu Cywilnego. Takie rozwiązanie umożliwia łatwiejsze wybrnięcie w przypadku pomyłek, np. błędów w cenie – gdy drogi produkt był omyłkowo oferowany po znacznie zaniżonej cenie albo gdy zamówienie dotyczyło produktu, którego, jak się później okazało, sprzedawca nie ma już na stanie w magazynie i którego nie może sprowadzić, bo nie jest on już produkowany.

Owa ochrona interesów sprzedawcy musi jednak odbywać się w sposób wyważony i nie może naruszać ustawowych uprawnień konsumenta, tj. praw, które przysługują mu z mocy prawa (np. ustawowa rękojmia i prawo do reklamacji wadliwego towaru, czy prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni). Ustawowych uprawnień konsumenta nie można modyfikować umownymi klauzulami w regulaminie. Byłyby to klauzule niedozwolone, które mogą narazić sprzedawcę na postępowanie przed Urzędem Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Wskazana zatem jest pewna powściągliwość, regulamin nie powinien być nadmiernie rozbudowany.  

Polityka prywatności w sklepie internetowym

To temat rzeka, ale nie sposób go pominąć w tym artykule. W skrócie – jako sprzedawca internetowy przetwarzasz dane osobowe swoich klientów, np. imię i nazwisko czy adres do wysyłki. W związku z tym masz różnego rodzaju obowiązki informacyjne w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z RODO – unijnego rozporządzenia określającego zasady przetwarzania danych osobowych. Powinieneś m.in. wskazać, kto jest administratorem danych, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzasz dane, a także poinformować użytkowników o przysługujących im prawach w zakresie przetwarzania danych. Polityka prywatności to w praktyce najlepszy sposób na przejrzystą realizacje tych obowiązków.    

Ścieżka zakupowa

Ścieżka zakupowa to nie tylko kwestia intuicyjnych rozwiązań oraz przyjemnej i ładnej dla oka szaty graficznej. To także konieczność wdrożenia odpowiednich rozwiązań wymaganych przepisami ustawy o prawach konsumenta. Na poszczególnych etapach zamówienia konsumentowi muszą zostać w sposób czytelny i zrozumiały zaprezentowane określone informacje. Dotyczy to przykładowo następujących kwestii:

– koszyk zakupowy i proces zamówienia – powinien on zostać ukształtowany tak, by kupujący miał świadomość tego, co kupuje i jaka jest łączna cena brutto obejmująca wszystkie składniki wynagrodzenia (cena produktu, podatki, koszty dostawy),    

– transparentne przedstawienie metod płatności i form dostawy – informacja o czasie dostawy musi zawierać nie tylko czas realizacji zamówienia po stronie samego e-sklepu, lecz również czas realizacji przesyłki po stronie przewoźnika. Należy zatem podać łączny czas dostawy z uwzględnieniem obu tych elementów, albo wskazać oddzielnie wyodrębniony czas realizacji zamówienia w e-sklepie i czas realizacji przesyłki przez przewoźnika.    

– regulamin – należy go udostępnić i poinformować o prawie do odstąpienia od umowy i możliwości składania reklamacji. Informacje te łącznie z pozostałymi obowiązkami informacyjnymi mogą znajdować się w regulaminie sklepu oraz dodatkowo na specjalnych, dedykowanych zakładkach na stronie sklepu. Kupujący musi mieć możliwość zapoznania się z regulaminem – należy w tym celu na ostatniej stronie zamówienia w obrębie przycisku potwierdzającego zamówienie zadbać o odpowiednio opisane pole checkbox i aktywny link do regulaminu sklepu. Dodatkowo regulamin powinien być również dostępny w stopce z pozycji każdej podstrony e-sklepu.  

– strona z podsumowaniem zamówienia – ostatni etap zamówienia to strona z podsumowaniem zamówienia i znajdującym się na niej odpowiednio oznaczonym przyciskiem potwierdzającym (finalizującym) całe zamówienie, np. „Zamawiam z obowiązkiem zapłaty”. Dopuszczalne jest stosowanie innych, równoważnych sformułowań, np. „Zapłata za zamówienie”, „Zamawiam i płacę”, „Potwierdź zakup”, czy „Zapłać teraz”. Alternatywne sformułowania muszą w wystarczający sposób komunikować, iż z zamówieniem wiąże się obowiązek zapłaty.

– zgody na akceptacje regulaminu – nie wolno ich łączyć ze zgodą na marketing lub wysłanie newslettera. W tym celu należy zebrać osobne oświadczenia zgody za pomocą oddzielnych pól checkbox. Nie mogą one być domyślnie zaznaczone. Ich akceptacja musi być dobrowolna i przejawiać się w świadomym, jednoznacznym działaniu klienta sklepu.

– potwierdzenie zawarcia umowy – po dokonanym zamówieniu konsumentowi należy dostarczyć potwierdzenie zawarcia umowy. Można je wysłać mailem lub dołączyć w formie wydruku do przesyłki z produktem. Najlepszą praktyką będzie załączenie do potwierdzenia także regulaminu sklepu.

Prawna posprzedażowa obsługa klienta

Prawo do odstąpienia od umowy umożliwiające konsumentowi zwrot zakupionego towaru, a także reklamacje wadliwego towaru to z perspektywy sprzedawcy internetowego kluczowe aspekty prawne związane z posprzedażową obsługą klienta. Warto zatem aby sprzedawca internetowy oraz jego pracownicy znali prawne podstawy i zasady realizacji zwrotów oraz reklamacyjnych roszczeń w ramach ustawowej rękojmi za wady.